プライバシーポリシー

Mirai Business Studio（以下「当社」といいます。）は、会議室運営に関連して取得する個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関係法令、ガイドライン等を遵守し、適切な取扱いと保護に努めます。本プライバシーポリシーは、当社が運営するウェブサイト grompro.pro および当社の会議室サービス（以下総称して「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて定めるものです。

1. 会社情報

事業者名：Mirai Business Studio

住所：東京都港区芝5-21-4

電話番号：+81 3 6427 5831

メールアドレス：[email protected]

ウェブサイト：grompro.pro

2. 取得する情報および個人情報の取扱い

当社は、本サービスの提供、予約管理、問い合わせ対応、利用者サポート、法令遵守その他本ポリシーに定める目的のため、以下の個人情報を取得し、利用します。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 予約日時、利用人数、利用目的、来訪履歴、利用履歴
• 請求先情報、支払情報に関する必要な情報
• お問い合わせ内容、アンケート回答、評価・レビュー等
• ウェブサイトの閲覧情報、IPアドレス、Cookie、端末情報、ブラウザ情報、アクセスログ等
• 防犯・安全管理のために取得する映像、入退室記録その他必要な情報

当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得しません。また、要配慮個人情報を取得する場合には、法令に従い、必要な場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。

3. 利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

• 会議室の予約受付、管理、確認、変更、キャンセル対応のため
• 本サービスの提供、運営、維持、改善のため
• 本人確認、利用資格確認、不正利用防止のため
• 料金の請求、決済処理、返金、督促のため
• お問い合わせ、苦情、サポート対応のため
• 施設の安全管理、防犯、事故防止、緊急時対応のため
• 利用規約、法令等に違反する行為への対応のため
• 本サービスの改善、新サービスの企画、品質向上、統計分析のため
• 当社の案内、キャンペーン、重要なお知らせ等の通知のため
• 法令に基づく対応、行政機関・裁判所等への対応のため

当社は、上記利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更内容を公表または本人に通知します。

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法に基づき、以下のような適法な取扱い根拠に従って個人情報を取り扱います。

• 本人の同意がある場合
• 契約の履行または契約締結前の手続のために必要な場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
• 当社の正当な事業上の利益のために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しない範囲である場合

要配慮個人情報については、法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を取得したうえで取り扱います。

5. 個人情報の第三者提供および委託先

当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等に協力する必要がある場合

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、以下のような業務を外部事業者に委託する場合があります。この場合、当社は委託先に対し、個人情報の適切な管理、秘密保持、安全管理措置その他必要な監督を行います。

• 予約管理システム提供事業者
• 決済代行事業者
• メール配信・通知サービス事業者
• ウェブサイト運営・保守事業者
• 会計・税務・法務等の専門家
• 防犯・セキュリティ関連事業者

共同利用を行う場合には、別途必要事項を公表または通知します。

6. 外国にある第三者への提供

当社がクラウドサービス、メール配信、分析ツール、決済サービスその他のサービスを利用する過程で、個人情報が日本国外に所在する事業者へ移転される場合があります。その場合、当社は、個人情報保護法その他関連法令に従い、必要に応じて本人同意を取得し、または移転先の個人情報保護制度、移転先事業者の安全管理措置等を確認したうえで適切な保護措置を講じます。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で保存が義務付けられる期間に限って保有し、その後は遅滞なく消去または匿名化します。保存期間の考え方は、以下のとおりです。

• 予約・利用記録：サービス提供およびトラブル対応に必要な期間
• 会計・請求関連情報：法令で定められた保存期間
• 問い合わせ対応記録：対応完了後、合理的に必要な期間
• 防犯カメラ映像・入退室記録：安全管理上必要な期間

保存期間の経過後または保存の必要性がなくなった場合、当社は適切な方法で個人情報を消去します。

8. 本人の権利

本人は、個人情報保護法に基づき、当社が保有する自己の個人情報について、以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用停止、消去
• 第三者提供の停止
• 第三者提供記録の開示

また、一定の場合には、データポータビリティに相当する情報の提供を求めることができる場合があります。これらの請求を行う場合、当社は法令に従い、本人確認のうえ、合理的な範囲で速やかに対応します。ただし、法令上対応できない場合や、当社の業務遂行に著しい支障を及ぼすおそれがある場合は、対応をお断りすることがあります。

9. 同意の撤回

本人が個人情報の取扱いについて同意した場合でも、その同意はいつでも撤回することができます。ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。同意の撤回は、当社指定の連絡先までご連絡ください。なお、同意の撤回により本サービスの全部または一部が利用できなくなる場合があります。

10. 苦情・相談の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、権利行使その他のお問い合わせは、下記連絡先までご連絡ください。

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6427 5831

住所：東京都港区芝5-21-4

また、個人情報保護委員会その他の所管官庁、認定個人情報保護団体等への相談を行うこともできます。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。

• 個人情報へのアクセス権限の管理
• 従業者に対する教育・監督
• ログ管理、認証管理、暗号化等の技術的対策
• 入退室管理、施錠管理等の物理的対策
• 委託先の選定および監督
• 事故発生時の報告・対応体制の整備
• 定期的な点検、見直し、改善

万一、個人情報の漏えい等の事故が発生した場合には、法令に従い、必要な報告、通知その他の対応を速やかに行います。

12. お問い合わせ先

本プライバシーポリシーまたは個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までお願いいたします。

Mirai Business Studio

住所：東京都港区芝5-21-4

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6427 5831

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用方針の見直しその他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

制定日：2026年9月23日